Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. Od 1 lutego 2026 roku system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. Dla przedsiębiorców korzystających z usług takich jak Profesjonalna księgowość dla firm, znajomość KSeF jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania podatków i optymalizacji procesów księgowych.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia przedsiębiorcom:

• Wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej,
  
• Przesyłanie faktur bezpośrednio do systemu,
  
• Odbieranie faktur od kontrahentów,
  
• Archiwizowanie faktur w sposób zgodny z przepisami prawa.
  

System ten ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie efektywności administracji skarbowej oraz ograniczenie ryzyka błędów i nadużyć podatkowych.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązkowe korzystanie z KSeF wprowadzono etapowo:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł ,
  
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmuje pozostałych przedsiębiorców,
  
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dotyczy najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.
  

Należy jednak pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF, niezależnie od terminu rozpoczęcia obowiązku wystawiania faktur.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT, w tym:

• Duże przedsiębiorstwa,
• Małe i średnie firmy,
• Jednoosobowe działalności gospodarcze.
  

Wyjątkiem są tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo, czyli przedsiębiorcy, którzy

• Nie prowadzą działalności gospodarczej w sposób elektroniczny,
• Nie posiadają dostępu do internetu lub
• Ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.
  

Ci podatnicy będą mogli korzystać z fakturowania papierowego lub tradycyjnego do końca 2026 roku.

Korzyści z korzystania z KSeF

Wdrożenie KSeF przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści:

• Automatyzacja procesów księgowych – faktury są automatycznie przesyłane i odbierane, co redukuje ryzyko błędów,
• Szybsze rozliczenia podatkowe – łatwiejsze generowanie deklaracji VAT i raportów dla urzędów skarbowych,
  Bezpieczne archiwizowanie dokumentów – wszystkie faktury są przechowywane w systemie przez określony czas,
• Zgodność z przepisami prawa – spełnianie wymogów dotyczących obiegu dokumentów elektronicznych.
  

Dzięki wsparciu Profesjonalnej księgowości dla firm, przedsiębiorcy mogą efektywnie wdrożyć KSeF, unikając błędów i opóźnień w procesach księgowych.

Przykłady zastosowania KSeF

• Firma handlowa: wystawia faktury sprzedaży i zakupu za pośrednictwem KSeF, co umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów do systemu i ich archiwizowanie.
• Biuro rachunkowe: odbiera faktury od swoich klientów poprzez KSeF, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją i usprawnia procesy księgowe.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza: korzysta z aplikacji mobilnej KSeF do wystawiania i odbierania faktur, co pozwala na szybkie i wygodne zarządzanie dokumentami.
  

Jak przygotować firmę do KSeF?

Aby skutecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorcy powinni:

• Zaktualizować oprogramowanie księgowe – upewnić się, że jest kompatybilne z KSeF,
• Szkolenie pracowników – zapewnić odpowiednie przeszkolenie dla osób odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość,
• Testowanie systemu – przeprowadzić testy przesyłania i odbierania faktur w KSeF.
• Integracja z systemem ERP – jeśli firma korzysta z systemu ERP, warto go zintegrować z KSeF, aby usprawnić procesy.
  

Dzięki wsparciu Profesjonalnej księgowości dla firm, przedsiębiorcy mogą skutecznie przygotować się do wdrożenia KSeF, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji lub pomocy w przygotowaniach do wdrożenia KSeF, skontaktuj się z nami. Jako specjaliści w dziedzinie księgowości, oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.